Databehandleraftale

Denne databehandleraftale ligger til grund for den behandling af persondata, som EstatePitch foretager på vegne af dig som kunde. Databehandleraftalen træder i kraft, idet du opretter dig som kunde.

Aftalen er indgået mellem:

[Indsættes: Virksomhed, adresse, CVR-nr.]

[Kontaktperson og kontaktinformationer]

og

EstatePitch ApS,
Thomas Helstedsvej 18
8660 Skanderborg
CVR-nr: 4577 6204

Kontakt: info@estatepitch.com

Parterne kaldes i det følgende henholdsvis “den dataansvarlige” og “databehandleren” og tilsammen “parterne”.

1. BAGGRUND FOR DATABEHANDLERAFTALEN 

1. Disse Bestemmelser fastsætter Databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

2. Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af ydelserne jf. Aftalen behandler Databehandleren personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

a. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

b. Bilag B indeholder den Dataansvarliges betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den Dataansvarlige har godkendt brugen af.

c. Bilag C indeholder den Dataansvarliges instruks for så vidt angår Databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med Databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

6. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

7. Disse Bestemmelser frigør ikke Databehandleren fra forpligtelser, som Databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

8. Definitioner:

De termer, der er defineret i Aftalen, skal have samme betydning i denne Databehandleraftale, medmindre andet udtrykkeligt fremgår heraf. Medmindre andet fremgår af sammenhængen, har følgende termer følgende betydning:

1. "Aftalen" betyder den samarbejdsaftale, som er indgået mellem Databehandleren og den Dataansvarlige om levering af Ydelserne.

2. "Dataansvarlige" betyder Kunde virksomheden (som defineret i henhold til Aftalen).

3. "Databehandleren" betyder EstatePitch (som defineret i henhold til Aftalen).

4. "Databehandleraftale" betyder denne aftale om behandling af personoplysninger, inklusive bilag.

5. "Databeskyttelsesforordningen" betyder forordning (EU) nr. 2016/679 (generel forordning om databeskyttelse) med de til enhver tid gældende ændringer og/eller tilføjelser.

6. "Databeskyttelseslovgivning" betyder alle de love og regler, som finder anvendelse for behandling og beskyttelse af personoplysninger overalt i det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) med de til enhver tid gældende ændringer og/eller tilføjelser, herunder databeskyttelsesloven, Databeskyttelsesforordningen (som defineret ovenfor), og hvor relevant de retningslinjer og regelsæt, der udstedes af det danske Datatilsyn eller andre kompetente tilsynsmyndigheder i EØS (herunder de nationale datatilsyn).

7. "Ydelserne" betyder de tjenesteydelser og leverancer, som Databehandleren som leverandør leverer til den Dataansvarlige som kunde i henhold til Aftalen.

8. Begreberne "personoplysninger", "særlige kategorier af personoplysninger", "behandling", "dataansvarlig", "databehandler", "registrerede", "tilsynsmyndighed", "pseudonymisering", "tekniske og organisatoriske foranstaltninger" og "brud på persondatasikkerheden" skal i denne Databehandleraftale forstås i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen.

2. DEN DATAANSVARLIGES RETTIGHEDER OG FORPLIGTELSER

1. Den Dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelseslovgivningen.

2. Den Dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den Dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som Databehandleren instrueres i at foretage.

3. DATABEHANDLEREN HANDLER EFTER INSTRUKS

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt. Efterfølgende instruks kan også gives af den Dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den Dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. FORTROLIGHED

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den Dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den Dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. BEHANDLINGSSIKKERHED

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den Dataansvarlige og Databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den Dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal Databehandleren – uafhængigt af den Dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den Dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for Databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den Dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den Dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den Dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført, skal den Dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres.

6. ANVENDELSE AF UNDERDATABEHANDLERE

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i Databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Den Dataansvarlige accepterer, at Databehandleren må benytte underleverandører til at bistå med leveringen af Ydelserne.

3. Meddelelse efter punkt 6.2 skal gives mindst tredive (30) kalenderdage forud for den påtænkte ændring. Hvis den Dataansvarlige ønsker at gøre indsigelser derimod, skal den Dataansvarlige give skriftlig meddelelse herom inden for ti (10) kalenderdage efter modtagelse af Databehandlerens meddelelse om ændringen. Manglende indsigelse fra den Dataansvarlige vil blive anset for et stiltiende samtykke til underdatabehandlingen.

4. Når Databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den Dataansvarlige, skal Databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder Databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den Dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den Dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdata-behandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den Dataansvarlige.

6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den Dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af Databehandlerens konkurs, således at den Dataansvarlige kan indtræde i Databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den Dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere person-oplysningerne.

7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver Databehandleren fuldt ansvarlig over for den Dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den Dataansvarlige og Databehandleren, herunder underdata-behandleren.

7. OVERFØRSEL TIL TREDJELANDE ELLER INTERNATIONALE ORGANISATIONER

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af Databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den Dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som Databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den Dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt, skal Databehandleren underrette den Dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige kan Databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

8. BISTAND TIL DEN DATAANSVARLIGE

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den Dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den Dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at Databehandleren så vidt muligt skal bistå den Dataansvarlige i forbindelse med, at den Dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

d. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

e. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

f. indsigtsretten

g. retten til berigtigelse

h. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

i. retten til begrænsning af behandling

j. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

k. retten til dataportabilitet

l. retten til indsigelse

m. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

2. I tillæg til Databehandlerens forpligtelse til at bistå den Dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 5.3., bistår Databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, den Dataansvarlige med:

a. den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b. den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c. den Dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

d. den Dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den Dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9. UNDERRETNING OM BRUD PÅ PERSONDATASIKKERHEDEN

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den Dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den Dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den Dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 8.2.a skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet. Det betyder, at Databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den Dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. de foranstaltninger, som den Dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10. SLETNING OG RETURNERING AF OPLYSNINGER

1. Personoplysningerne opbevares hos Databehandleren, indtil den Dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret.

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes Databehandleren til, efter den Dataansvarliges valg, at slette, anonymisere eller tilbagelevere alle personoplysninger til den Dataansvarlige samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11. REVISION, HERUNDER INSPEKTION

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den Dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den Dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den Dataansvarlige.

2. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheden (Datatilsynet), som efter gældende lovgivningen har adgang til den Dataansvarliges eller Databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til Databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. PARTERNES AFTALE OM ANDRE FORHOLD

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. IKRAFTTRÆDEN OG OPHØR

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den Dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 10.1, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

14. BILAG A – OPLYSNINGER OM BEHANDLING

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet er at modtage og behandle oplysninger om ejendomsmæglere og ejendomme for at generere boligbeskrivelser ud fra data og billeder, som stilles til rådighed af den dataansvarlige.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Behandlingen består af indsamling, lagring, analyse og bearbejdning af oplysninger om ejendomsmægler og ejendom, herunder via AI-værktøjer, for at generere færdige boligbeskrivelser.

Dette inkluderer hosting, datalagring, tekstgenerering og behandling af billeder.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

• Ejendomsmæglerens navn

• Ejendomsmæglerens telefonnummer

• Ejendomsmæglerens e-mailadresse

• Adresse på ejendomsmæglerens butik

• Ejendommens adresse

• Billeder af ejendommen

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

• Ansatte hos den dataansvarlige (ejendomsmæglere)

• Ejendomsejere eller andre, hvis ejendom indgår i behandlingen (kun via adresse og billeder af ejendommen – ikke følsomme oplysninger)

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandling på går, så længe databehandleraftalen er i kraft, og personoplysninger slettes eller anonymiseres senest 12 måneder efter oprettelse, medmindre andet er skriftligt aftalt.

15. BILAG B - UNDERDATABEHANDLERE

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere.

NAVN	CVR	ADRESSE	BESKRIVELSE AF BEHANDLING
DigitalOcean LLC		Datacenter: Amsterdam, NL	Hosting af platform og databaser.
Microsoft Foundry		Rue Montoyer 51, 1000 Brussels, Belgien	AI-behandling af tekstinput og billeder for generering af boligtekster. Både processering og lagring sker inden for EU
Dataforsyningen	37284114	Klimadatastyrelsen Sankt Kjelds Plads 11 2100 København Ø Danmark	Ud fra Ejendommens adresse hentes BBR data og kort data

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren varsler minimum 30 dage før tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere.

16. BILAG C - INSTRUKS VEDRØRENDE BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER